Guide des rencontres avec les invités

Rencontrer les invités fait partie des moments les plus attendus de la convention. Afin que l’expérience se déroule dans les meilleures conditions pour tous, voici les règles et le fonctionnement des différentes rencontres.

Prestations payantes : engagement de la convention

Lorsqu’une prestation est payante (dédicace, photoshoot, session spéciale), la prestation est assurée.

Cela signifie que durant toute la présence de l’acteur sur la convention, l’organisation met tout en œuvre pour que chaque participant puisse bénéficier de la prestation réservée.

Les invités consacrent une grande partie de leur présence aux rencontres avec les fans.

Horaires des activités

Les horaires indiqués sur le planning sont donnés à titre indicatif.

Le déroulement d’une convention dépend de nombreux facteurs :

• l’affluence du public

• la durée des échanges avec les fans

• le rythme naturel des dédicaces

• les contraintes techniques ou logistiques

De légers décalages peuvent donc apparaître au cours de la journée.

Ces ajustements de planning ne constituent pas un motif de remboursement.

Seul un décalage entraînant l’impossibilité de réaliser la prestation pendant les horaires d’ouverture de la convention pourra éventuellement donner lieu à un remboursement, sous conditions et après étude par l’organisation.

Créneaux réservés

Certains services fonctionnent avec réservation de créneau horaire.

Si vous ne vous présentez pas au créneau réservé :

• la priorité associée à ce créneau est perdue

• l’organisation fera son maximum pour vous replacer sur un autre moment

Cependant cela dépendra :

• de l’affluence

• du temps restant avec l’invité

• des conditions du salon

Il s’agit donc d’un best effort, sans garantie possible en cas de retard important.

Gestion des files d’attente

Le système de file d’attente est géré numériquement via smartphone.

Cela permet :

• d’éviter les files d’attente physiques prolongées

• de fluidifier les passages

• d’informer les visiteurs lorsque leur passage approche

Les instructions seront données sur place et via le site de la convention.

Séances de dédicaces

Les règles des dédicaces restent les suivantes :

• une signature par prestation

• support personnel accepté

• un support peut être fourni par l’organisation (photo officielle)

Merci de préparer votre support avant votre passage afin de fluidifier la rencontre.

Rappel important

L’objectif de la convention est de permettre au plus grand nombre de fans de rencontrer les invités dans de bonnes conditions.

Les équipes mettent tout en œuvre pour que l’expérience reste fluide, agréable et accessible à tous.

Règles des dédicaces gratuites

Combien de signatures puis-je obtenir ?

Le nombre d’objets à faire dédicacer est limité à 1 objet par passage.

L’invité prendra le temps de rencontrer chacun dans la mesure du possible, afin de permettre à tous les fans de profiter de ce moment.

Puis-je apporter mon propre objet ?

Oui, vous pouvez apporter votre propre objet à faire dédicacer, à condition qu’il respecte les règles de sécurité de la convention.

L’invité signera une seule fois l’objet présenté par passage.

Exemple :
Si vous apportez un coffret DVD, la signature sera faite sur le coffret uniquement, et non sur chacun des DVD à l’intérieur.

Photos et selfies

Les selfies sont autorisés pendant les dédicaces gratuites.

En revanche, les messages vocaux ou vidéos personnalisées ne sont pas autorisés afin de garantir un passage fluide pour tous les visiteurs.

Vocaux

En revanche, les messages vocaux ou vidéos personnalisées ne sont pas autorisés (depuis 5 ans) afin de garantir un passage fluide pour tous les visiteurs.